Von Gastautorin Katharina Kiffe, Personalreferentin der Kölner Digitalagentur brandung
Ist der Vertrag unterschrieben, ist es ratsam mit den neuen Kollegen bis zum ersten Arbeitstag in Kontakt zu bleiben. Insbesondere dann, wenn dieser noch etwas in der Ferne liegt. Infos zum Ablauf des ersten Tages sollten vorab an den neuen Kollegen geschickt werden. Damit der neue Kollege am ersten Tag gleich loslegen kann, muss der Arbeitsplatz vollständig eingerichtet sein. Die geeignete Hard- und Software gehört zu den Basics eines reibungslosen Starts. Onboarding ist natürlich auch Teamwork! Ein Plan regelt die jeweiligen Zuständigkeiten bei der Einarbeitung in den ersten Tagen. Je ausgiebiger die internen Abläufe und Prozesse erklärt werden, umso effizienter wird die Arbeit des neuen Teammitglieds zukünftig sein. Damit die Chemie zwischen allen Parteien von Anfang an stimmt, sollte das gesamte Team frühestmöglich über den Neuzugang informiert werden. Ein spannender Steckbrief des neuen Kollegen macht neugierig und bietet gleich Gesprächsstoff für den ersten Tag.
You’re hired: Hier unterzeichnen bitte
Dass der neue Mitarbeiter sich in seinem Team und dem neuen Unternehmen von Anfang an wohlfühlt, ist ein zentrales Ziel eines erfolgreichen Onboardings. Der Grundstein wird schon im Willkommensgespräch gelegt. Versierte HR-Experten nehmen sich hierfür ausreichend Zeit. Ein Handbuch, welches wichtige Informationen über das Unternehmen, wie Organigramme, Leitbilder und Portfolios enthält, erleichtert den Einstieg enorm. Grundregeln und
Gepflogenheiten sowie feste Termine und Ansprechpartner sollten ebenfalls Bestandteil dieses Handbuchs sein. Besonders in der Anfangsphase bewährt sich ein Mentoring-Modell, um das Einleben des neuen Kollegen zu erleichtern. Der Mentor ist für den neuen Mitarbeiter erster Ansprechpartner und übernimmt in dieser Funktion Planung und Steuerung der Einarbeitung. Dazu gehört auch die Organisation eines gemeinsamen Mittagessens mit dem neuen Team. Historie, Perspektiven und Visionen lassen sich am Anschaulichsten aus erster Hand berichten. Eine entsprechende Präsentation durch die Geschäftsführung ist an dieser Stelle hilfreich.
One-fits-all passt nicht!
Frühfluktuation – wenn neue Mitarbeiter bereits während ihrer Probezeit das Unternehmen verlassen – ist das Sorgenkind des Talentmanagements. Gewisse Tendenzen kristallisieren sich bereits in den ersten Wochen heraus. Um diese frühzeitig zu erkennen, sind regelmäßige Feedbackgespräche in den ersten 6 Monaten notwendig. In diesen werden die Erwartungen und Wünsche des Neulings, aber auch der Vorgesetzten und Kollegen, besprochen. Probleme und Unstimmigkeiten können so schnell erkannt und behoben werden. Darüber hinaus fühlt sich der neue Mitarbeiter ernstgenommen und gut betreut. Die Vorstellung der neuen Kollegen im wöchentlichen Agenturmeeting, auf der Firmenhomepage und Facebook runden das Onboarding ab. Der Schlüssel zum Erfolg ist ein auf den jeweiligen Bewerber zugeschnittenes Programm. Eine Studie der Wynhurst Gruppe hat herausgefunden, dass 58 Prozent der Mitarbeiter ihrem Unternehmen mindestens drei Jahre lang treu bleiben, wenn sie vorher ein erfolgreiches Onboarding durchlaufen haben. Die wichtigste Maßnahme ist dabei, persönlich auf den neuen Mitarbeiter einzugehen und seine Stärken und Talente so einzusetzen, dass er sich weder über- noch unterfordert fühlt.
Fazit:
Der Fachkräftemangel ist nicht nur in Berlin, London oder dem Silicon Valley zu spüren. Entsprechend gut aufgestellt müssen Recruiting Teams heute sein, um die Talente vom ersten Kontakt an nachhaltig zu begeistern. Das Onboarding sollte sich daher immer dem jeweiligen Kandidaten individuell anpassen und sich im Laufe des Prozesses dynamisieren.
Autorin: Katharina Kiffe ist die Personalreferentin der Kölner Digitalagentur brandung. Seit fast fünf Jahren ist sie verantwortlich für alle HR Themen der 75-köpfigen Full-Service-Digitalagentur in Köln und Berlin.