Beobachtungen des Unternehmens zufolge werde die Möglichkeit, Druckvorlagen online anzufertigen und zu finalisieren, häufig von Unternehmen mit dezentralen Kommunikationsstrukturen genutzt. Schließlich gelte es, die Herausforderung zu meistern, dass eine zentral gesteuerte Flyerkampagne nicht nur wirtschaftlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch Bedürfnissen der Filialen genügen muss. Die Bestellung von Drucksachen sei für große Filialisten jedoch ebenso schwierig wie für mittlere Unternehmen mit mehreren Niederlassungen. Schließlich hätten einzelne Handelspartner individuelle Ansprüche, Sonderaktionen oder Produktschwerpunkte. Ohne hohen Koordinierungsaufwand könne eine zentral gesteuerte Kampagne regionalen Faktoren kaum gerecht werden. Falle die Kampagnenverantwortung hingegen den Filialen zu, drohe eine Aufweichung der Unternehmensidentität.
„Web-to-Print hält Einzug in die Marketingabteilungen“, sagt Jochen Renk, Geschäftsführer der Druckerei Renk. Interessierte könnten Lizenzen für entsprechende Anwendungen bei einem Softwarehersteller kaufen und auf ihrem Firmenserver einrichten oder auf den umfassenden Service von Providern zurückgreifen, die Plattformen für Druckprodukte vermieten würden. Mit dem Webshopsystem „Sprinta“ biete die Druckerei auch eine eigene Web-to-Print-Lösung. Insgesamt würden diese Systeme nach dem Selbstbedienungsprinzip funktionieren, da die zentrale Marketingorganisation den CI-konformen Rahmen vorgebe und den Medienverwendern freie Hand bei der individuellen Anpassung lasse.