Das technische Set-Up steht inzwischen bei den meisten und es war auch gar nicht so schwer, es aufzusetzen. Jetzt zeigt sich: Die eigentliche Frage ist nicht, welche Tools wir nutzen, sondern wie wir wieder Zug auf die Kette kriegen und Remote-Arbeit effizient gestalten.
Wie Zusammenarbeit ohne Zusammensein funktionieren kann, zeigt uns in der Hochzeit der Ad-hoc-Digitalisierung der Blick auf die analoge Arbeitswelt. Wer heute wirklich etwas lernen will, schaut darauf, wie Industrieunternehmen ihre Schichtarbeiter organisieren.
Arbeit ist Arbeit
Gerade Familien mit Kindern legen momentan einen immensen Spagat zwischen Arbeit, Homeschooling und únterdrücktem Bewegungsdrang hin. Sie arbeiten in Schichten, um einigermaßen durch den Tag zu kommen. Das beeinflusst aber nicht nur den eigenen Rhythmus, sondern auch die Zusammenarbeit im Team.
Wenn jeder arbeitet, wie es in seinen Tag passt, passen die Tage der Teammitglieder oft nicht mehr zusammen. Wenn beim einen das Kind schläft und eine super Zeit für Abstimmungen ist, ist der andere eigentlich gerade in seiner Mittagspause. So verschwimmen Arbeits- und Pausenzeiten und keiner weiß mehr so richtig, wann er anrufen darf, ohne den anderen im „Feierabend“ zu stören.
Hier zeigt sich einer der großen Vorteile der Schichtarbeit: Klar definierte Arbeits-, Pausen- und Übergabezeiten strukturieren den Tag und schaffen Transparenz.
Bedeutet: Auch wenn gerade alle bereit sind, ein Höchstmaß an Flexibilität zu schaffen, braucht es verlässliche, klar kommunizierte Arbeits- und Off-Zeiten – bestenfalls für die gesamte Dauer der Remote-Arbeit. Das reduziert den regelmäßigen Abstimmungsaufwand und hilft allen einzuschätzen, wann bestimmte Informationen bereitgestellt beziehungsweise abgefragt werden müssen. Außerdem kann so die Erreichbarkeit für Kunden sichergestellt werden.
Information ist der Schlüssel
Eine der größten Fehlerquellen bei remote arbeitenden Teams ist die Informationsweitergabe. Das Problem: Jeder gibt nur die Informationen weiter, die er relevant findet. Diese subjektive Informationsauswahl kann zu Informationslücken, Doppelarbeit, Verzögerungen oder Qualitätsmängeln führen.
Im Schichtbetrieb werden Informationsasymmetrien minimiert, indem Schichtübergaben anhand fester Checklisten und Standardfragen durchgeführt werden. Außerdem werden wichtige Informationen schriftlich im Schichtbuch festgehalten.
Um den Informationsverlust möglichst gering zu halten, müssen auch Remote-Teams die schriftliche Kommunikation intensivieren. Wenn gemeinsam an Projekten gearbeitet wird, ist es wichtig, Arbeitsstände regelmäßig zu teilen und Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, um Doppelungen zu vermeiden.
Analog zur Schichtübergabe sollte es ein (kurzes!) tägliches Teamupdate geben, bei dem möglichst alle anwesend sind und eine feste Agenda besprochen wird. Bei der Strukturierung von Informationen und Priorisierung von Aufgaben können klassische Tools wie Kanban-Boards/Check- oder Übergabelisten helfen. Wer nicht teilnehmen kann, sollte seine Themen vorher einreichen und Fragen durch den Moderator ans Team weitergeben.
Homeoffice: Disziplin bitte!
Raum für Austausch und Absprachen ist wichtig, gerade wenn der kurze Weg nicht mehr über den Schreibtisch geht. Nur führt das momentan dazu, dass wir alle gefühlt von einer Telefonkonferenz in den nächsten Video-Call hetzen und vor lauter digitalen Coffee Breaks kaum noch Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt.
In Industrieanlagen müssen für jedes „All Company Meeting“ die Bänder gestoppt, die Produktion lahmgelegt werden. Das kostet also richtig Geld. Folgerichtig werden Frequenz und Dauer dieser Treffen sorgfältig abgewogen.
Auch Unternehmen im Remote-Modus sollten ihre MitarbeiterInnen für die Opportunitätskosten von Meetings sensibilisieren. Dabei kann der Gedanke an den Schichtbetrieb durchaus Entscheidungshilfe sein: Wäre es Ihnen wert, für dieses Meeting die ganze Produktionslinie lahm zu legen? Und wenn ja, für wie lange?
Für die wirklich notwendigen Abstimmungsformate gilt: Termintreue ist im digitalen Umfeld noch wichtiger als analog und zählt bei internen Meetings genau wie bei Kundenterminen. Das heißt: Alle kommen pünktlich und sind auch wirklich „da“. Keine Mails und kein Handy nebenbei. Aktives Zuhören steigert nicht nur die Produktivität, sondern drückt auch Wertschätzung gegenüber den anderen aus.
Play together, stay together
Machen wir uns nichts vor: Arbeitsalltag ohne echte Begegnungen ist wie Rockkonzerte per Instagram-Livestream. Es ist einfach nicht das Gleiche und es ist verdammt schwer, selbst große Fans dauerhaft bei der Stange zu halten.
Damit Remote-Arbeit funktionieren kann, braucht es Regeln, Struktur, Regelmäßigkeit. Vor allem aber braucht es Kommunikation und ein Führungsteam, das Probleme weder schönredet noch in blinden Aktionismus verfällt.
Stattdessen verleiht seiner Mannschaft den nötigen Halt, wer stetig informiert, besonnen die zur Verfügung stehenden Mittel zur Arbeitsplatzsicherung nutzt, alle auf eine Linie bringt und regelmäßig Raum für Feedback und Fragen schafft. Und: Auch wenn der Spaßfaktor von Remote-Büropartys begrenzt ist, ist er doch immer noch deutlich höher, als wenn man den ganzen Tag allein vorm Bildschirm hockt.