Obwohl die digitale Transformation längst kein neuer Trend mehr ist, stellt sie für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) weiterhin eine Herausforderung dar. Schließlich erfordert es große Anstrengungen, über Jahre gewachsene Strukturen und Prozesse grundlegend zu verändern. Häufig mangelt es zudem an der notwendigen Offenheit gegenüber neuen Technologien. Dabei sind gerade diese unerlässlich, um effizient zu arbeiten und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.
Die beiden Onlineportale HR WORKS und Montagsbuero geben Tipps, die mittelständischen Unternehmen dabei helfen können, die Digitalisierung erfolgreich voranzutreiben. Wir haben die wichtigsten zusammengestellt.
1. Eine Digitalisierungsstrategie entwickeln
Wer Ziele erfolgreich in die Tat umsetzen will, braucht zunächst einen konkreten Fahrplan. Somit sollte jedes Digitalisierungsvorhaben durch eine konkrete Digitalisierungsstrategie geplant sein. Hierbei entwickeln die Unternehmen ein Konzept, das genau auf die eigenen spezifischen Anforderungen abgestimmt ist. Dabei besteht der erste Schritt darin, den aktuellen Stand zu analysieren: von der Organisationsstruktur über die bestehenden Prozesse und den Datenbestand bis hin zur genutzten Technologie. Auf dieser Basis lassen sich die geeignetsten Maßnahmen zur Umsetzung der Digitalisierung ableiten.
Darauf folgt dann die konkrete Umsetzung, etwa durch die Einführung einer HR-Software oder die Implementierung der E-Signatur im Unternehmen. Ein entscheidender Faktor dabei ist, die Mitarbeitenden frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubinden. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz, sondern sorgt auch dafür, dass sich sie Beschäftigten die nötigen Fähigkeiten im Umgang mit den neuen digitalen Lösungen aneignen.
2. In die richtige Technologie investieren
Die Wahl der passenden Technologie ist ein zentraler Erfolgsfaktor für die Digitalisierung im Mittelstand. Unternehmen sollten Technologien (wie etwa KI-Systeme oder Blockchain-Technologien) auswählen, die genau auf ihre spezifischen Anforderungen abgestimmt sind und einen messbaren Mehrwert liefern. Statt unreflektiert dem neuesten Trend zu folgen, ist eine gründliche Analyse der eigenen Geschäftsprozesse entscheidend. Investitionen in geeignete Technologien sind nur dann erfolgreich, wenn diese den tatsächlichen Bedürfnissen des eigenen Unternehmens entsprechen und den angestrebten Nutzen klar erkennbar machen.
3. Fördermöglichkeiten nutzen
Apropos investieren: Der Staat hat die Digitalisierungsdefizite in der deutschen Wirtschaft erkannt und bietet daher insbesondere für KMU zahlreiche Förderungsmöglichkeiten an. So gibt es beispielsweise das bundesweite Förderprogramm „Digital Jetzt“. Wer die Voraussetzungen für die Förderung erfüllt, erhält bis zu 50.000 Euro für Investitionen in digitale Technologien oder die Fortbildung von Mitarbeiter*innen zu Digitalisierungsthemen. Zusätzlich zu den Förderungsmöglichkeiten auf Bundesebene bieten auch die einzelnen Bundesländer verschiedene Programme zur Unterstützung der ansässigen KMU an.
4. HR durch Digitalisierung effizient gestalten
Die digitale Transformation von HR-Prozessen zählt inzwischen zu den drängendsten Aufgaben der Personalabteilungen. Das ist nicht verwunderlich, denn modernes Human Ressource Management umfasst zahlreiche, oft arbeitsintensive Tätigkeiten, die Personalteams stark beanspruchen. Die gute Nachricht: Viele dieser Aufgaben lassen sich mit geeigneter HR-Software automatisieren. Dadurch kann die Effizienz erheblich gesteigert und wiederkehrende, zeitraubende Tätigkeiten können minimiert werden. Zu den Bereichen, die besonders profitieren, gehören:
- Personalverwaltung: Digitale Personalakten, softwaregeschütztes Bewerber*innenmanagement oder optimiertes Onboarding
- Lohn- und Gehaltsabrechnung: Digitale Lohnabrechnungen
- Zeitwirtschaft: Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaubszeiten durch digitale Tools zur Zeiterfassung
- Reisekostenabrechnung: Reisekosten-Software für Belege für Dienstreisen, Restaurantabrechnungen oder Übernachtungen
Fazit: Die Digitalisierung innerhalb der KMU ist unerlässlich – und umsetzbar. Mit einer richtigen Digitalisierungsstrategie, einer staatlichen Förderung und dem zielgerichteten Einsatz passender Technologien, kann die flächendeckende Digitalisierung der KMU gut gelingen.
Anna Lena Hartmann (alh, Jahrgang 1997) ist seit August 2023 Werkstudentin bei der absatzwirtschaft. Im grünen Herzen Deutschlands aufgewaschen, lebt sie nun aufgrund ihres Germanistikstudiums in Leipzig. Zuvor verbrachte sie einige Jahre an der juristischen Fakultät der Friedrich-Schiller-Universität in Jena. Ihr breites Wissens- und Interessenspektrum betrifft Themen wie Sport, Wirtschaft und Gesundheit.
