Absatzwirtschaft

So wird jedes Meeting und jeder Workshops zum beliebten Business-Event

Wer oft in Meetings oder Workshops sitzt, weiß wie schnell die Aufmerksamkeit nachlässt und wie leicht man sich ablenken lässt. Der immer gleiche Ablauf ist oftmals der Grund dafür, dass sich fast die Hälfte aller Meetingteilnehmer lieber mit dem Beantworten von Mails beschäftigt, als dem Geschehen zu folgen. Mit einfachen Kniffen schafft man kreative und effiziente Workshops – ohne dass jemand einnickt.
Ist der Vortrag mal wieder langweilig, schalten Teilnehmer oft nach weniger als 18 Minuten ab. Das muss aber nicht so sein.

Von Gastautor Julian Jost, Workshop-Experte und Gründer von Spacebase

Wer verhindern möchte, dass das Team schon nach kurzer Zeit mit den Gedanken beim nächsten Kunden oder gar bei der Einkaufsliste für den Feierabend ist, braucht eine neue Strategie. Hier gibt es fünf Tipps, mit denen sich jedes Business-Treffen in ein Event verwandeln lässt:

1. Geschichten statt Fakten

Die Lustlosigkeit, mit der Teilnehmer in Meeting oder Workshop starten, hängt oft mit dem immer gleichen und monotonen Ablauf der Business-Treffen zusammen. Um die Mitarbeiter aus der Reserve zu locken, reicht es deshalb häufig schon, die Aufbereitung der präsentierten Inhalte zu verändern. Denn: Der Mensch will nicht nur zuhören, sondern auch unterhalten werden. Kleine Anekdoten aus dem Privatleben oder dem Büroalltag erheitern und lockern schnell die Stimmung zum Anfang der Zusammenkunft. Zudem können Informationen viel besser aufgenommen werden, wenn diese mit Storytelling gewürzt werden0. So können zum Beispiel am Anfang von Meeting oder Workshop ein paar Fragen vorgestellt werden, die im Laufe der Diskussion beantwortet und zum Abschluss resümierend werden sollen. Das fordert zum Mitdenken auf und sorgt für inhaltliche Struktur. Auch die harten Fakten der Business-Agenda können dabei mit Spannungsbogen und unterhaltsamen Momenten verpackt werden.

2. Meeting-Zeichner statt PowerPoint

Jeder kennt es: Lange Vorträge und nebenher eine neutral gestaltete PowerPoint-Präsentation, welche die mündlich bereits genannten Punkte noch einmal als Stichpunkte aufführt. Bei einer durchschnittlichen Aufmerksamkeitsspanne von gerade einmal 18 Minuten eine echte Herausforderung für die Augenlieder der Teilnehmer. „Der Wechsel zwischen verschiedenen Projektionsflächen kann hier Wunder wirken“, weiß Julian Jost von Spacebase. Ist PowerPoint nötig, sollten zusätzliche andere Präsentationsflächen wie zum Beispiel ein Whiteboard, eine Tafel oder ein Flipchart genutzt werden, um die Teilnehmer interaktiv einzubinden. Oder Unternehmen besorgen sich ganz einfach Unterstützung von einem Meeting-Maler bzw. Visual Recorder. Er bringt die besprochenen Inhalte in Echtzeit zeichnerisch auf den Punkt.

3. Tapetenwechsel für mehr Kreativität

Um aus einem langweiligen Workshop oder Meeting ein Event zu machen, braucht es oft nicht viel. Manchmal reicht es schon aus, den Ort des Zusammentreffens zu wechseln. In immer den gleichen Sitzungsräume und anonymen Hotelkonferenzzimmern mit ihren weißen Wänden, ist es kein Wunder, wenn die Kreativität nicht richtig sprudeln will und innovative Ideen auf sich warten lassen. Die Lösung: Ein Ortswechsel in eine inspirierende Umgebung. Wer nicht ortsgebunden ist und flexibel über den Meetingort entscheiden kann, sollte nach einem Wow-Effekt suchen. Originelle und stimulierende Umgebungen regen die Teilnehmer an, sich aktiv am Geschehen zu beteiligen und ihren kreativen Ideen freien Lauf zu lassen. Warum nicht mal in einen rauhen Co-Workingspace  gehen und den kreativen Startup-Vibe wirken lassen? Oder die nächste Panneldiskussion in einem Boxring veranstalten?

4. Runter vom Bürostuhl!

Ebenfalls ein fieser Kreativitätskiller ist die immer gleiche, starre Haltung bei Meetings und Workshops am Konferenztisch. Sollen Mitarbeiter effizient Probleme lösen, müssen sie etwas aufgelockert werden. Alternativen zu klassischen Bürostuhl-Gesprächen können dabei zum Beispiel Walking-Meetings sein. Warum nicht einfach mit allen Teilnehmern bei einem Spaziergang diskutieren? So wird das Gespräch zum Event und die Inhalte ganz anders wahrgenommen. Sollen längere Treffen lieber sitzend abgehalten werden, bieten Gymnastikbälle eine willkommene Abwechslung.

5. Von Catering bis Fußwanne: Kleine Überraschungen fördern die Aufmerksamkeit

Überraschungen sind wie ein sonniger Morgen mit Frühstück am Bett, oder das Zweieurostück auf der Straße – man freut sich. Auch in Meetings und Workshops können kleine Überraschungen die Teilnehmer bei Laune halten und die starre Routine aufbrechen. So können Unternehmen anstatt der üblichen Snacks zum Beispiel mit einem besonderen Catering aufwarten. Die Mitarbeiter erhalten durch die überraschende kulinarische Abwechslung nicht nur einen Aufmerksamkeitsschub, sondern gewinnen durch das Brain Food auch wieder Energie für effiziente Brainstormings. Ist die Konzentration in Hitzeperioden ohnehin schon angeschlagen, können Fußwannen eine willkommene Abkühlung sein und wieder Schwung in Kreislauf und graue Zellen bringen.