In vielen Berufen sind sie kaum mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken: Besprechungen mit den Kollegen und den Chefs. Doch vielerorts verkommt die Sitzung regelmäßig zu einer unproduktiven Zusammenkunft. Oftmals fehlt es an Motivation bei den Arbeitnehmern. Sie sehen die Meetings als guten Zeitpunkt, um abzuschalten und den Kopf einzuziehen. 4,5 Stunden pro Woche verlieren Beschäftigte laut einer Studie des Marktforschungsinstitut Harris durch Meetings, die wenig produktiv sind.
Dabei geht es in den Konferenzen nicht nur darum, Projekte voranzubringen, Ideen zu erarbeiten oder Probleme zu lösen. Sie sind auch die perfekte Gelegenheit, sich vor den Chefs zu zeigen und am eigenen Image zu schrauben. Eine Strategie, die sich dafür bewährt hat, nennt sich SABTA. Klingt wie ein Geheimcode und steht für: Sicheres Auftreten bei totaler Ahnungslosigkeit.
Selbst wenn die Kollegen eigentlich bereits genügend Ideen gebracht haben oder die Meetings so langweilig sind, dass man liebsten in Tagträume versinken würde, kann man noch Eindruck schinden. Ein paar Tricks können jedem Teilnehmer die Aura eines wissenden und kompetenten Mitarbeiters verleihen, dessen Wertbeitrag darüber hinaus geht, nur den Sitzplatz am Tisch zu füllen.
(Achtung: Die Tipps können Spuren von Humor beinhalten.)
1. Stellen Sie Fragen, ohne die Antwort zu kennen
Fragen lassen Sie nicht dumm wirken. Im Gegenteil: Sie vermitteln den Eindruck eines mitdenkenden Zuhörers. Zumindest, wenn es die richtigen Fragen sind.
Natürlich sollten Sie darauf verzichten, Fragen zu stellen, deren Antwort bereits in den vergangenen Minuten aufkam. Auch sollten Sie vermeiden, durch Verständnisfragen zu demonstrieren, dass Sie nicht zugehört haben. Stellen Sie stattdessen Fragen, die eine neue Perspektive öffnen oder einen Punkt tangieren, den die Teilnehmer bislang nicht auf dem Schirm hatten. Ihr Vorteil: Sie wirken smart – selbst wenn sie selbst keine Antwort kennen.
2. Ermahnen Sie die Teilnehmer, sich auf das Wesentliche zu beziehen
Sollte sich die Diskussion im Meeting mal wieder in Einzelheiten verrannt und Sie keinen Schimmer haben, worum es geht, versuchen Sie, mit der Adlerperspektive zu punkten. Ermutigen Sie ihre Kollegen, kurz innezuhalten und die Dinge aus einem übergeordneten Blickwinkel zu betrachten. Die Meeting-Teilnehmer werden ihre Fähigkeit bewundern, stets den Durchblick zu haben. Fügen Sie dann hinzu: „Was ist eigentlich das Problem, um das es geht?“ – und sie werden souverän und smart wirken, auch wenn Sie von der Materie keinen blassen Schimmer haben.
3. Zeichnen Sie Diagramme – egal welche
Diagramme sind eine gute Möglichkeit, um intelligent zu wirken, obwohl man keine Ahnung hat. Vor allem Mengenkreise bieten sich an. Egal was Sie beschreiben wollen: Mit Mengenkreisen können Sie so gut wie alle Probleme grafisch veranschaulichen. Dabei kommt es nicht einmal darauf an, ob die Größe der Kreise stimmt oder nicht. Auch Balken- oder Kurvendiagramme lassen sich schnell auf den eigenen Zettel kritzeln.
4. Wiederholen Sie Schlüsselsätze, die gar nicht von Ihnen kommen
Wenn ein Meetingteilnehmer etwas wirklich Sinnvolles sagt, können Sie sich diesen Gedanken zu eigen machen. Wiederholen Sie den Schlüsselsatz in eigenen Worten sehr betont und langsam. Das können Sie etwa fragend („Sie meinen also, dass…? So sehe ich das auch“) oder kommentierend („Ich finde, was xy gesagt hat, trifft genau den Punkt. Sie meinten, dass…“) tun. Obwohl dieser Gedanke gar nicht von Ihnen kam, lässt es Sie intelligenter wirken. Denn Sie haben ihm erst eine Plattform gegeben.
Das eignet sich übrigens auch perfekt für Zahlen. Wenn jemand sagt: „26,5 Prozent der Nutzer klicken auf diese Seite“ brauchen Sie die Prozentangabe nur übersetzen. „Das heißt, rund jeder vierte Besucher“. Am besten machen Sie sich dazu noch eine Notiz – und schon wirken Sie smarter, obwohl Sie eigentlich nichts anderes ausgedrückt haben.
5. Bitten Sie den Vortragenden, eine Folie zurückzuspringen
Den Vortragenden wird es zwar nicht gefallen, dass Sie ihn während seines Referats unterbrechen, aber dafür haben Sie die ganze Aufmerksamkeit auf sich. Mit den Worten „Entschuldigen Sie, können Sie kurz noch einmal eine Folie zurück?“ können Sie bei Ihren Kollegen Eindruck schinden. Es lässt Sie sofort aufmerksamer wirken als andere. Schließlich hat jeder den Punkt übersehen, auf den Sie nun hinweisen werden. Machen Sie einfach noch einmal den Zusammenhang zwischen den Folien klar oder fragen Sie nach der Bedeutung der Zahlen. Ihre Kollegen werden Augen machen!
6. Komprimieren Sie die Aussagen ihrer Kollegen
Sollten Ihre Kollegen mal wieder minutenlang schwafeln, ist Ihre Zeit gekommen. Fassen Sie die Aussagen des Monologs in wenigen Punkten kompakt zusammen. Das erfreut nicht nur die Meetingteilnehmer, Sie selbst wirken dadurch auch viel intelligenter. Das Prinzip geht auch bei eigenen Äußerungen auf. Wenn Sie ihre Kernaussagen verständlich und klar formulieren, werden ihnen ihre Kollegen danken. Vor allem bleiben Ihre Punkte bei den Teilnehmern des Meetings viel länger im Kopf als die der anderen.
