Teamwork bildet die Grundlage für agiles Arbeiten. Gruppen, die selbstverwaltet an Projekten arbeiten, sich koordinieren, reflektieren, verbessern und am Ende des Tages maximal effizient Ergebnisse liefern, ohne für jeden Teilschritt Rücksprache mit der Führungsebene halten zu müssen – so die Idealvorstellung.
Alle, die schon mal in einer Gruppe gearbeitet haben, wissen jedoch, dass Effizienz in dieser Arbeitsform nicht leicht zu erreichen ist. Unnötige Diskussionen ziehen Prozesse in die Länge, Missverständnisse verursachen Chaos, manche bringen viel Leistung ein, andere fühlen sich übersehen oder ziehen sich zurück, womit mehr Arbeitslast auf andere entfällt.
Damit das nicht passiert, braucht es eine reibungslose Kommunikation innerhalb der Teams und manchmal auch mit anderen Teilgruppen. Allen muss zu jeder Zeit klar sein, wo man gerade steht, was die Probleme und Ziele sind und wer an welcher Aufgabe arbeitet. Nur so kann sichergestellt werden, dass keine Arbeiten doppelt erledigt werden und dass alle Beteiligten jederzeit reflektieren können, was benötigt wird oder verbessert werden sollte, um das nächste Ziel möglichst effizient zu erreichen.
Je größer das Team, desto schwieriger scheint es, die Übersicht zu behalten. Die folgenden fünf Methoden können dabei helfen, die Grundlagen für ein funktionierendes Teamwork zu schaffen.
Agiles Arbeiten: Scrum-Boards
Unter einem Scrum-Board versteht man ein Whiteboard – am besten analog, aber auch digital – auf dem das Team den eigenen Stand im Projekt in Bezug auf To-dos und Fortschritte verorten kann. Auf der für alle jederzeit einsehbaren und laufend aktualisierten Tafel soll ersichtlich werden, wer gerade an was arbeitet und was als nächstes ansteht.
Am besten gliedert man das Scrum-Board in folgende Kategorien: Backlog (also Aufgaben, die keine Eile haben oder zurückgestellt sind), To-do, In Arbeit und Erledigt. Durch eine zentrale Abbildung der Spielstände wissen alle im Team immer, was zu tun ist.
Durch das Scrum-Board kommt es weniger zu Verzögerungen, weil alle im Bilde sind, wann die Grundlagen für den nächsten Schritt gelegt sind. Unnötiges Warten entfällt, Deadlines sind klar zu erkennen. Alle wissen, wer woran arbeitet und was das für die eigene Arbeit bedeutet. Zwischenergebnisse werden geteilt, Kooperationen gebildet und auch neue Mitarbeiter:innen können sehr schnell einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts gewinnen.
Wenn Teams nicht gemeinsam an einem Ort arbeiten, kann ein Whiteboard mit Haftnotizen durch Softwares wie beispielsweise Trello ersetzt werden.
Visualisierung vermeidet Missverständnisse
Wie das Scrum-Board schon zeigt, ist die Visualisierung von Prozessen eine wichtige Grundlage für reibungslose Abläufe im agilen Arbeiten. Initio empfiehlt, immer und überall zu visualisieren. Der Vorteil der Methode ist, dass die Verbildlichung abstrakter Vorgänge nicht nur für die visualisierende Person Klarheit schafft, sondern im Idealfall auch leicht verständliche Einblicke für Teammitglieder entstehen.
Vorstellungen können klar kommuniziert und Missverständnisse vermieden werden. Dadurch passieren weniger Fehler, was wiederum Ressourcen spart. Wenn Ideen, Vorgänge und Strategien ständig für alle sichtbar visualisiert werden, findet eine nicht abreißende Kommunikation statt. Diese Transparenz und Klarheit sind die absolute Grundlage für funktionierende Teamarbeit. Also am besten eine große Whiteboard-Fläche zur Verfügung stellen und Stifte immer griffbereit halten!
Team-Culture-Workshops für bessere Zusammenarbeit
Was beim Teamwork nie unterschätzt werden darf, ist der Einfluss der individuellen Persönlichkeiten von Gruppenmitgliedern. Ein Team ist immer ein komplexes Gefüge, in dem selbst kleine Veränderungen in der Struktur oder in Machtverhältnissen darüber entscheiden können, ob eine Zusammenarbeit funktioniert oder scheitert. Auch hier ist die Lösung wie immer: Klarheit durch Kommunikation. Ein gemeinsames Verständnis dessen, wie die mit der Arbeit einhergehenden Aushandlungsprozesse und dadurch entstehende Reibungen gehandhabt werden, muss klar etabliert werden – eine gemeinsame Teamkultur eben.
Am besten hilft man dem Team dabei, eigene Regeln und Kommunikationsweisen zu finden, indem diese bei Team-Workshops gemeinsam ausgehandelt werden. Rollenverteilungen und Machtverhältnisse sollten für alle klar sein. Diesbezügliche Auswirkungen von Veränderungen sollten ebenfalls besprochen werden. Denn klare Strukturen sorgen für weniger Reibungsverluste in der Zusammenarbeit.
Am Ende der Workshops stehen eindeutige Regeln und Verhaltensrichtlinien. Alle sollten genau wissen, was von ihnen erwartet wird. In den Workshops empfiehlt es sich außerdem, den Teamgeist durch das Entwickeln einer gemeinsamen Vision zu stärken. Wenn sich alle als entscheidende Teile sehen, um einem attraktiven Ziel in der Zukunft entgegenzuarbeiten, hält das die Gruppe zusammen und lässt Reibungsprozesse zu produktiven Mechanismen werden.
Soziales Intranet für Wissensaustausch
Kommunikation und Klarheit – wenn es um agiles Arbeiten geht, kommt man um diese beiden Schlüsselfaktoren einfach nicht herum. Deshalb ist es auch von Bedeutung, welche Kommunikationswege und -formen im Unternehmen für den Austausch der Teams innerhalb und untereinander gewählt werden. Die E-Mail ist naheliegend, aber oft der falsche Weg.
In den Unmengen an Nachrichten, die jedes Postfach täglich erreichen, geht so einiges verloren oder verliert an Wichtigkeit. Zudem vermischen sich Kommunikationsprozesse und Themen jeder Art miteinander, was wiederum zu unstrukturiertem Denken führt und Chaos entstehen lässt – das Gegenteil von dem, was effizientes Arbeiten ausmacht. Deshalb ist es sehr zu empfehlen, einen eigenen Raum für projektbezogene Nachrichten zu schaffen – mit einem sozialen Intranet.
Die Benutzeroberflächen sozialer Medien sind meist sehr intuitiv gestaltet und die Nutzung dem absoluten Großteil der Mitarbeiter*innen geläufig, was Schulungen obsolet macht. Im Intranet können Teams ihre Erfahrungen und ihr Wissen nachlesbar austauschen, Lösungen entwickelt und Diskussionen können für alle einsehbar geführt werden. Interne oder externe Expert*innen können hinzugeholt werden und haben die Möglichkeit, sich einen schnellen Überblick über die Arbeit der Firma zu verschaffen. Das große Ganze ist für alle jederzeit und von überall einsehbar.
Durch eine gute Strukturierung des Intranets werden Themen dort verhandelt, wo sie hingehören, statt an falscher Stelle aufzuhalten. Gleichzeitig können Projektprozesse mit dem ganzen Unternehmen geteilt werden. Dadurch profitieren im Idealfall alle von den Erkenntnissen.
Crossfunktionale Teams als Voraussetzung für agiles Arbeiten
Es mag banal klingen, aber funktionierendes Teamwork im agilen Arbeiten hängt sehr stark von der Zusammensetzung des Teams ab. Wichtig ist dabei, dass man Gruppen kreiert, die auf möglichst wenige Schnittstellen mit Außenstehenden angewiesen sind. Denn Hilfe von außen zu holen, bedeutet immer lange Kommunikation, Erklärungen und Reibungsverluste. Es ist also essenziell, ein Team zusammenzustellen, in dem jede Person enthalten ist, die für die Lösung des Problems oder das Erreichen des Ziels notwendig ist.
Ganz zu Beginn sollte also die Frage stehen: Welche Kompetenzen brauche ich in der Gruppe, damit sie möglichst schnell Entscheidungen fällen und mit möglichst wenig Schnittstellen zum Ziel kommen kann? Gut komponierte Teams sind das A und O für agiles Arbeiten.