Bei einem Unternehmen wie RWE ist eine Eventplanung nicht gerade einfach. Doch das hat sich seit 2014 bei dem Konzern geändert. Mit einem Marketing-Steuerungstool sollten Eventerlebnisse entwickelt und dazu konkret messbar gemacht werden. Dabei können Mitarbeiter aus fünf verschiedenen RWE-Gesellschaften auf ein onlinebasiertes Portal zugreifen, Synergien schaffen und so die Dachmarke RWE stärken. „Energieversorger müssen sich momentan schnell verändern und innovativ die Zukunft mitgestalten“, so Sebastian Ackermann, der sowohl die Kommunikation als auch das regionale Marketing bei der RWE Deutschland AG leitet. Das Problem bei RWE lag auf der Hand: „Mit der Energiewende mussten wir tagtäglich ein extrem erklärungsintensives Thema kommunizieren. Unsere Anforderung bestand vor allem darin, innovative Wege zu diesem Ziel zu entwickeln.“ Also wurde das Tool ins Leben gerufen, um schneller Veranstaltungen rund um das Thema Energiewende ins Leben zu rufen und die Erlebnisse dann auch noch messbar zu machen.
Erlebnisse übersetzen Energiewende
RWE entwickelte zusammen mit TAS eine gemeinsame digitale Plattform und TAS hilft bis heute auch bei der Umsetzung der einzelnen Veranstaltungen. Dazu gehören vielfältige Eventformate und Veranstaltungen in den Regionen. Bürger vor Ort erleben dabei beispielsweise das Thema E-Mobilität über den Einsatz von E-Bike-Touren. Eine weitere Kostprobe der neuartigen Erlebnisse ist ein außergewöhnlicher Autocorso mit E-Smarts von Köln nach Much. Thomas Siepmann, Geschäftsführer der TAS: „Bei einer solchen Vielzahl an Veranstaltungen bedeutet die Logistik-Abstimmung eine erhebliche Herausforderung. Oder, einfach gesagt: Alles muss trotz der sehr hohen Taktung der Events immer ganz genau dort sein, wo es deutschlandweit benötigt wird. Und das kosteneffizient!“ Denn der Aufwand muss sich natürlich auszahlen. Wer Geld für Events investiert, möchte heutzutage auch konkrete Ergebnisse sehen.
Auf der Plattform werden sämtliche für die Veranstaltungen relevanten Prozesse abgebildet und in Aktionen umgesetzt. „Für die RWE besitzt die Plattform eine deutliche strategische Komponente“, erläutert Ackermann. „Denn das Tool bildet die Basis für standardisierte Buchungen über die verschiedenen RWE-Gesellschaften hinweg. Es unterstützt uns auf diese Weise bei der Vernetzung der einzelnen RWE-Gesellschaften untereinander.“
Anfängliche Herausforderungen
Bereits seit 2014 arbeiten RWE und TAS nun mittels dieser digitalen Plattform zusammen und entwickeln sie kontinuierlich gemeinsam weiter. Über eine Maske haben RWE-Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf Online-Buchungs- und Auswertungs-Systeme, personalisierte Veranstaltungskalender, Abbildungen verschiedener Projekte für unterschiedliche RWE-Gesellschaften, übergreifende Buchungen der Projekte und Module für alle RWE-Gesellschaften. Über die Verknüpfung des Online-Portals mit bestehender Agentursoftware erfolgen automatisch die Informationen an TAS und anschließend der Event-Einsatz durch die Agentur.
Naturgemäß gab es bei der Einführung des Tools einige Herausforderungen. So stammten beispielsweise die RWE-Mitarbeiter aus fünf verschiedenen Gesellschaften im kompletten Versorgungsgebiet, bestehend aus Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen und Rheinland-Pfalz. Um nun alle Mitarbeiter kontinuierlich auf „den Stand der Dinge“ zu bringen, erhielten sie zunächst spezielle Schulungen inklusive individuell für die Gesellschaften erstellter Unterlagen und Booklets. Dann ging das aus RWE- und TAS-Mitarbeitern bestehende Projektteam aber noch einen Schritt weiter. Auf beiden Seiten wurden Ansprechpartner ausgewählt, die in einem ständigen Dialog standen. Dies hatte einen entscheidenden Vorteil: In der Übergangszeit war die Zusammenarbeit von Unternehmen und Agentur so eng, dass etwaige Problemstellungen schnell erkannt und gemeinsam gemeistert werden konnten.
KPIs bestimmen zukünftige Marketing-Maßnahmen mit
Das Besondeream Tool: Die Reporting-Funktion ermöglicht eine sofortige Bewertung der Aktion durch RWE-Ansprechpartner. Das ganz spezielle Erlebnis wird anhand zuvor definierter Key Performance Indicators (KPIs) ausgewertet. Denn genau diese Betrachtung und Analyse wesentlicher Kennzahlen muss anschließend die zukünftigen Marketing-Maßnahmen mitbestimmen. Angefangen bei exakten Besucherzahlen und Sichtkontakten, ist für den Energieversorger die Auswertung der Direktkontakte von besonderer Bedeutung.
Gute Ergebnisse
Inzwischen bucht das RWE nahezu 100 Prozent aller Veranstaltungen über das Marketing-Steuerungstool ein – und das bei mehr als 300 Veranstaltungen pro Jahr. Für RWE-Chefkommunikator Sebastian Ackermann steht dabei der Vernetzungsaspekt im Vordergrund: „Durch die digitale Plattform können wir interne Ressourcen besser einsetzen und Synergien der einzelnen RWE-Gesellschaften miteinander schaffen. Außerdem ist eine Ergebnisauswertung anhand definierter KPIs heutzutage enorm wichtig, um potenzielle Kunden rasch und zielgerichtet anzusprechen.“ Veranstaltungsmanagement kann nur durch gute Mitarbeiter und innovative Ideen entstehen. Eine zentrale Plattform, wie die von RWE hilft dabei, Marketingmitarbeitern bei der Event-Planung zu helfen – und das über ganz Deutschland hinweg.