Von Peter Hartmann
Bereits im Jahr 2011 zeichnete sich für die Geschäftsführung ab, dass die bestehenden Strukturen bei Planet Sports rund um ERP und Logistik dauerhaft nicht mit der dynamischen Geschäftsentwicklung und der zunehmenden Internationalisierung des Online-Handels würden Schritt halten können. So startete in Abstimmung mit den IT-Verantwortlichen ein Screening der möglichen Software- und Logistikanbieter. Im anschließenden Auswahlverfahren fiel die Entscheidung im Bereich Logistik und Fulfillment auf die Loxxess AG und für den Bereich ERP-Versandhandelssoftware zu Gunsten der Stuttgarter SPH AG. Für die auf Microsoft Dynamics AX basierende Versandhandelslösung SPH-Direct sprach insbesondere, dass deren Standard zahlreiche Anforderungen der stark internationalen Ausrichtung des Geschäftes von Planet Sports abdeckte.
Aufbau und Inbetriebnahme eines neuen Zentrallagers
Loxxess hat für Planet Sports ein europäisches Zentrallagerkonzept entwickelt und umgesetzt. Von dem neuen europäischen Zentrallager, das kurz hinter der bayerisch-tschechischen Grenze liegt, werden seit April 2012 sowohl die eigenen Stores von Planet Sports wie auch die telefonisch oder über das Internet bestellenden Verbraucher beliefert. In der 18.000 Quadratmeter großen Halle lagern rund 500.000 verschiedene Sport- und Mode-Artikel, vom Skate- und Surfboard bis zu Schuhen, Sonnenbrillen, T-Shirts oder Uhren. „Unser Konzept der Belieferung von Handel und Endkunden aus einem gemeinsamen Lager heraus, erfordert logistisch eine hohe Flexibilität und die parallele Anwendung unterschiedlicher Kommissionierstrategien“, sagt Dr. Claus-Peter Amberger, CEO von Loxxess. „Durch die gemeinsame Lagerung der Artikel an einem Standort können die Bestände betriebswirtschaftlich optimal gefahren werden – mit niedrigsten Bestandskosten bei vollem Erhalt der Lieferfähigkeit.“
Alle logistischen Funktionen für Planet Sports vom Wareneingang über Qualitätskontrollen, Einlagerung und Kommissionierung liegen heute in der Verantwortung von Loxxess. „Von der Vertragsunterzeichnung bis zur Einlagerung der ersten Artikel vergingen lediglich zehn Wochen“, erläutert Dr. Henner Schwarz, Geschäftsführer bei Planet Sports. „Aufbau und Inbetriebnahme unseres neuen Zentrallagers verliefen also rasant. Trotzdem gab es mit Loxxess nicht die sonst oft vorkommenden Nebenerscheinungen wie mangelnde Warenverfügbarkeit oder fehlerhafte Prozesse.“
Loxxess hat für Planet Sports kurzfristig eine eigene Halle angemietet. 110 neue Mitarbeiter wurden eingestellt, die bis zu 4.000 Aufträge täglich abwickeln. Was bis 12 Uhr bestellt wird, geht noch am selben Tag in den Versand. Um Schnelligkeit und Effizienz zu gewährleisten, sind alle Abläufe in dem Lager barcode-gesteuert. Die Kommissionierer arbeiten in der Regel nach dem Prinzip des Multi-Order-Picking. Damit werden mehrere Aufträge parallel erledigt, was Zeit und Wege spart und die Effizienz der Kommissionierung erhöht. Jeder Auftrag wird doppelt kontrolliert. Zum einen wird bei jedem Teil, das ein Kommissionierer aus dem Regal nimmt, per Scan auf den Barcode überprüft, ob es das richtige Stück für den Auftrag ist. Zum anderen werden alle Teile eines Auftrags an der Versandstation nochmals gescannt.
Umstellung auf Versandhandelslösung SPH-Direct
Im dritten Quartal 2012 wurde softwareseitig auf die Versandhandelslösung SPH-Direct umgestellt. Diese Lösung der SPH AG deckt seither alle versandhandelsspezifischen Funktionen von der Bestellerfassung über die Warenwirtschaft und das Retourenmanagement bis hin zum Abrechnungswesen ab. Gegenüber dem Status Quo ante wurden das Finanz- und Abrechnungswesen sowie die Bearbeitung von Retouren, die zuvor separat inhouse durchgeführt wurde, nahtlos in den Prozess integriert. Das Ergebnis ist ein deutlich effizienterer und schnellerer Ablauf. Heute vergehen nur noch Sekunden, bis eine im Webshop aufgegebene Kundenbestellung als Versandauftrag im Logistikzentrum vorliegt.
Von großer Bedeutung für zuverlässige und schnelle Prozesse ist eine perfekte Verzahnung von ERP-Software und Logistik. Bestelleingang und Warenversand erfordern einen 24-Stundenservice. Das ist nur dann möglich, wenn alle Prozesse integriert ablaufen und kaum von einer Steuerung von Menschenhand abhängen. Bei Planet Sports war auch zu beachten, dass Zentrale und Logistik örtlich getrennt sind. Daher werden alle eingehenden Webshopaufträge integriert geprüft und erst dann an die Logistik gesandt.
Alle Sendungsdaten der Logistik werden an die Zentrale zurückgemeldet und von dort sofort dem Kunden per E-Mail als versendet angezeigt. Falls Abweichungen zwischen Bestellung und Versand auftreten, werden die betreffenden Aufträge automatisch an die Zentrale gemeldet und dort umgehend im Microsoft AX aktualisiert. Damit stehen die betreffenden Informationen unternehmensweit zur Verfügung.
Eine besondere Herausforderung stellte die internationale Ausrichtung von Planet Sports mit Lieferungen in viele verschiedene Länder dar. Für jedes EU-Land gibt es Schwellenwerte für die Besteuerung. Die jeweils korrekte Mehrwertsteuerbehandlung von Lieferungen und Retouren konnte mit den Möglichkeiten von MS Dynamics AX sichergestellt werden.
Ebenfalls im Herbst 2012 hatte Loxxess schließlich noch die große Aufgabe zu bewältigen, das Lager aus der angemieteten Halle in ein neues, ständiges Lager umzuziehen, was in einem Zeitraum von nur neun Tagen umgesetzt wurde.
Ergebnis
Als Ergebnis der Software- und Logistikumstellung liegt die Fehlerquote bei Planet Sports, also der Versand eines falschen Artikels, eines Artikels in einer nicht bestellten Farbe oder Größe oder einer fehlerhaften Abrechnung fast bei null Prozent. Der Generation Online, die schnell bedient werden möchte, bietet Planet Sports den Service, dass Bestellungen, die bis 12 Uhr im webshop eingehen, in aller Regel noch am gleichen Tag das Logistikzentrum verlassen und den Kunden zeitnah erreichen.
Über den Autor: Peter Hartmann ist Vorsitzender des Vorstandes der SPH AG.