Nutzer von WhatsApp stehen vor zwei Problemfeldern: Zum einen wird WhatsApp für die Kommunikation über den Customer Service und als Werbeplattform genutzt, zum anderen kommunizieren Mitarbeiter über ihre (betrieblichen) Smartphones mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. Im Hinblick auf die Nutzung von WhatsApp zur betrieblichen Kommunikation besteht aus datenschutzrechtlicher Sicht das „Problem“, dass mit der Nutzung des Messengers auf dem Smartphone WhatsApp der Zugriff auf das gesamte Adressbuch gewährt wird.
Problematisch wird es, wenn dadurch auch Kontakte an den US-Konzern übertragen werden, die WhatsApp gar nicht nutzen. Für die Weitergabe dieser Kontaktdaten bräuchte der Nutzer die Einwilligung jeder betroffenen Person, denn sonst läge ein Datenschutzverstoß nach der DSGVO vor, für den das Unternehmen abgemahnt werden könnte.
Handlungsmöglichkeiten für Unternehmen
Tatsächlich gibt es einige Handlungsempfehlungen für Unternehmen, die es ihnen ermöglichen, WhatsApp weiterhin betrieblich zu nutzen.
Die einfachste Möglichkeit, WhatsApp datenschutzkonform zu nutzen, wäre ein Smartphone, welches ausschließlich WhatsApp-Kontakte im Adressbuch gespeichert hat. Diese WhatsApp-Nutzer haben bei der Installation der App eingewilligt, dass ihre Daten an Dritte weitergegeben werden, sodass hieraus die Einwilligung zwischen Unternehmen und Kunden für die Nutzung des Messengers abgeleitet werden kann.
Für alle Kontakte im Adressbuch, die kein WhatsApp benutzen, müsste noch vor Installation der App eine entsprechende Einwilligung eingeholt werden, denn bereits während des Installationsprozesses liest WhatsApp das Adressbuch aus.
Dies ist auch die Schwäche einer anderen Handlungsalternative: Die Deaktivierung der Synchronisation. Die Deaktivierung erfolgt über die Systemeinstellungen. Auch wenn damit nur zukünftige Datenschutzverstöße durch unrechtmäßige Weitergabe von Daten verhindert werden können, ist dieses Vorgehen dennoch zu empfehlen. Erst recht bei der Neuinstallation.
Werbliche Nutzung: Auf Unternehmen kommen weitere Pflichten zu
Sollen neben dem Kundenservice zusätzlich Nachrichten mit Werbung per WhatsApp verschickt werden, ist – wie beim E-Mail-Marketing – im Voraus die Einwilligung des Kunden einzuholen.
Kürzlich entschied der EuGH in einem Urteil, dass Facebook-FanpageBetreiber für die Datenverarbeitung der Seiten-Besucher mitverantwortlich sind. Ob Unternehmen, die WhatsApp als Werbeplattform nutzen, die gleiche Verantwortlichkeit trifft ist bisher noch nicht klar, aber nach dem Urteil zu vermuten. Dies hätte zur Folge, dass Unternehmen insbesondere ihren Informations- und Dokumentationspflichten nachkommen müssten, wie z.B. die Aufklärung über die Nutzung von WhatsApp in der Datenschutzerklärung der eigenen Website.
Gibt es Messenger-Alternativen?
Unternehmen, denen diese möglichen Vorgehensweisen immer noch zu unsicher sind, könnten einen anderen Messenger-Dienst in Erwägung ziehen. Doch auch hier ist Vorsicht geboten. Während der Business Manager „Teamwire“ die wesentlichen Voraussetzungen der DSGVO erfüllt, ist von der App „WeChat“ eher abzuraten. Der chinesische Messenger-Dienst verlangt in seinen Nutzungsbedingungen beispielsweise die Einwilligung für die Weitergabe von Daten an chinesische Behörden. Zudem wird keine „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ wie bei WhatsApp angeboten, die den Nachrichtenaustausch sicherer macht.
Fazit
Die betriebliche Nutzung von WhatsApp erfordert einige Maßnahmen um Datenschutzverstöße zu verhindern, die allerdings durchaus zu meistern sind. Unternehmen sollten die Vor- und Nachteile der Verwendung von WhatsApp für die betreibliche Kommunikation und Marketing abwägen.
Zur Autorin: Kathrin Schürmann ist Rechtsanwältin und Partnerin bei Schürmann Rosenthal Dreyer. Neben dem Urheber- und Medienrecht, Datenschutz und Wettbewerbsrecht ist Frau Schürmann auf den gesamten Marketing-Bereich spezialisiert, insbesondere auf der Schwelle zwischen Wettbewerbs- und Datenschutzrecht. Schürmann ist außerdem Co-Founder von lawpilots, einem E-Learninganbieter für die rechtlichen Herausforderungen der Digitalisierung.
